Manual de buen gobierno y contratación Aid Territorial

Manual de Buen Gobierno y Contratación de la Alianza Internacional de Desarrollo Territorial ~ Aid Territorial

Directiva No. 001 de 2013

CAPÍTULO PRIMERO

DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO PRIMERO: ÁMBITO DE APLICACIÓN. Ésta Directiva está dispuesta para todos los procesos de contratación que adelante la Alianza Internacional de Desarrollo territorial, en adelante, Aid Territorial, como un mecanismo de control interno de la Dirección General y con el propósito de regular los trámites de la contratación y precisar la responsabilidad de las personas que intervienen en ella.

CAPÍTULO SEGUNDO

ASESORÍA EN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

ARTÍCULO SEGUNDO: ORGANISMOS, FUNCIONARIOS Y ASESORES. Asesorarán la actividad contractual de Aid Territorial un Comité de Contratos escogido por la Dirección General.

 

ARTÍCULO TERCERO: EL COMITÉ DE CONTRATOS. Créase Comité de Contratos como ente asesor que apoya al Director General en los procedimientos de contratación que desarrolla Aid Territorial, con el fin de propender al cumplimiento de los principios contractuales, en especial la transparencia y el deber de selección objetiva del contratista.

 

ARTÍCULO CUARTO: COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DE CONTRATOS.  El Comité de Contratos estará integrado por:

  1. Coordinador jurídico
  2. Coordinador financiero, administrativo y      contable

PARÁGRAFO TRANSITORIO: Hasta tanto se creen estos cargos dentro de la Estructura Administrativa de Aid Territorial, estas funciones podrán ser asumidas por  contratistas vinculados mediante Contrato de Prestación de Servicios.

ARTÍCULO QUINTO: FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONTRATOS. El Comité de Contratos asesorará al Director General con el objeto de garantizar que la actividad contractual se desarrolle con sujeción a los principios y procedimientos establecidos en la Constitución Política de Colombia, vigilando con especial cuidado el régimen legal vigente para contratación con el Estado, que permita la buena ejecución de los recursos de los contratos y de Aid Territorial.

El Comité de Contratos ejercerá las siguientes funciones:

  1. Promover, coordinar y concertar la articulación y la concurrencia de las áreas y de Aid Territorial en los procesos de contratación.
  2. Asesorar al Director General en relación con los procesos contractuales.
  1. Emitir concepto previo sobre el texto definitivo      de los pliegos de condiciones, la evaluación de las propuestas y la      definición de los procesos de selección para la suscripción de contratos por parte del Director General, con personas      de derecho público o privado.
  2. Emitir      concepto previo en relación con la evaluación de las manifestaciones de      interés en el concurso de méritos con precalificación, así como para      definir la integración de la lista corta o la lista multiusos.
  3. Asesorar      la elaboración y aprobar los modelos tipo de estudios previos, pliegos de      condiciones y minutas de contratos, así como los diagramas de los      flujogramas para la actividad contractual.
  4. Impartir los lineamientos que sean necesarios y      que permitan dar pleno alcance a lo dispuesto en la Resolución.
  5. Establecer las pautas y reglas para su      funcionamiento.

PARÁGRAFO PRIMERO: El Comité de Contratos asesorará la celebración de contratos cuyas cuantías sean iguales o superiores a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigente, sin importar su clase o naturaleza jurídica y la modalidad de selección que se utilice. No obstante lo anterior, el Comité de Contratos ejercerá sus funciones sobre cualquier proceso de contratación, cuando así lo disponga el Director General.

 

PARÁGRAFO SEGUNDO: Las funciones atribuidas al Comité de Contratos se circunscriben primordialmente a la realización de una revisión formal integral para garantizar el cumplimiento de los requisitos previstos en la normativa vigente y a la realización de una revisión sustancial de los mismos requisitos, cuando la formación profesional de sus integrantes o la complejidad del asunto lo permita.

ARTÍCULO SEXTO: REUNIONES Y QUÓRUM. El Comité de Contratos se reunirá cuando sea convocada por el Director General o el Asesor Jurídico. Se constituirá quórum deliberatorio y decisorio con la participación de los dos (2) miembros del Comité.

ARTÍCULO SEPTIMO: SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE CONTRATOS. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el asesor Jurídico y cumplirá las siguientes funciones:

  1. Preparar el orden del día.
  2. Citar a los miembros del Comité de Contratos.
  3. Citar a los asesores y consultores de las diferentes áreas de Aid Territorial, cuando así se requiera.
  4. Preparar y organizar las actas.
  5. Actualizar y custodiar el archivo del Comité de Contratos.
  6. Verificar la existencia de los estudios y requisitos previos necesarios para la celebración del contrato.

CAPÍTULO TERCERO 

DEL PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL

ARTÍCULO OCTAVO: DESCONCENTRACIÓN DE FUNCIONES, TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS. En los procesos contractuales se seguirán los trámites y procedimientos establecidos en este capítulo. Se entenderá que los trámites, procedimientos, requisitos y demás aspectos no contemplados expresamente en ésta Directiva, serán adelantados de acuerdo con las normas que regulan la contratación y las mejores prácticas.

ARTÍCULO NOVENO: FASES. Son fases de la actividad contractual:

–      FASE PRECONTRACTUAL. Comprende los trámites hasta la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso de contratación.

–      FASE DE CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO. Comprende el  cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización del contrato y el control en su ejecución.

–      FASE POSCONTRACTUAL. Comprende los trámites tendientes a efectuar la liquidación del contrato de mutuo acuerdo y su liquidación unilateral, según el caso. Igualmente comprende la realización de reclamaciones al contratista y su garante frente al incumplimiento de las obligaciones post contractuales.

ARTÍCULO DÉCIMO: FASE PRECONTRACTUAL. La fase precontractual comprende el cumplimiento de los siguientes requisitos:

  1. Requisitos previos para la celebración de      contratos:

Aid territorial cumplirá, con anterioridad a la expedición del acto de apertura o la formulación de la invitación con los siguientes requisitos:

  1. Elaboración del Estudio Previo de Necesidad .
  2. Obtención de la disponibilidad presupuestal
  3. Autorizaciones, permisos y licencias. Se      verificará si para la celebración o ejecución del contrato se requiere del      otorgamiento de autorizaciones, permisos o licencias por parte de   autoridades, funcionarios o particulares. En caso de que se requiera el cumplimiento   de los anteriores requisitos, éstos se deberán impartir o recibir con      anterioridad a la expedición del acto administrativo de apertura o a la      formulación de la invitación correspondiente. Lo anterior sin perjuicio de      la aplicación del régimen de obligaciones sometidas a condición.
  4. Elaboración de términos de referencia. Se requerirá términos de referencia en los      casos de ejecución de recursos de contratación con el Estado y en los que      el valor del contrato sea superior a de la menor cuantía. No obstante lo      anterior, al formular la invitación se establecerán las condiciones      técnicas y económicas mínimas que deberá cumplir la oferta.
  5. Acto administrativo de justificación de la      contratación directa. Para el caso de la contratación directa, se expedirá      un acto administrativo de justificación.
  1. Trámites para la celebración de contratos:

El trámite para estas modalidades de selección será el siguiente:

  1. No      se podrá efectuar contratación sin la previa autorización del Comité de      Contratos, a quién se le enviará la totalidad de los estudios y requisitos      previos con el fin de obtener las recomendaciones correspondientes.
  2. Si      como consecuencia de las observaciones resulta indispensable efectuar      modificaciones a los términos de referencia definitivos, será necesario      obtener previamente concepto del Comité de Contratos.
  3. Para      la celebración de contratos con entidades sin ánimo de lucro y de      reconocida idoneidad se aplicarán las reglas previstas en el artículo 355      de la       Constitución Política, el Decreto 777 de 1992, el      Decreto 2459 de 1993 y las normas que los modifiquen o sustituyan.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: FASE CONTRACTUAL Y DE EJECUCIÓN. La fase contractual corresponde a la celebración y ejecución del objeto del contrato o convenio. Esta etapa comprenderá la celebración, perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato, y estará integrada por todos los actos a cargo del contratista tendientes al cumplimento de sus obligaciones contractuales y los que adelante Aid Territorial para garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado.

La etapa contractual se desarrollará a través de la celebración de contratos que estarán identificados con un número secuencial por anualidad asignado, siempre que su valor supere el diez por ciento de la menor cuantía (10%), y serán debidamente foliados todos los documentos que hagan parte de la carpeta del respectivo contrato.

1.      ETAPA CONTRACTUAL.

1.1.            Minuta del contrato. Firma. Notificada la selección el Asesor Jurídico proyectará la minuta del contrato correspondiente.

Firmado el contrato, la misma dependencia solicitará la presencia del contratista para la revisión y firma del contrato.

1.2.            Registro presupuestal. Una vez suscrita la minuta por el contratista, la dependencia interesada solicitará a al área financiera que efectúe el registro presupuestal. El área financiera realizará el registro presupuestal del contrato.

1.3.            Legalización del contrato. El área Jurídica solicitará al contratista la constitución de la garantía y verificará el pago de las obligaciones contractuales y parafiscales.

1.4.            Aprobación de la garantía. El área Jurídica, aprobará la garantía otorgada por el Contratista.

1.5.            Trámite con las minutas. El Área Jurídica se encargará de:

  • Realizar los trámites de la aprobación, legalización y numeración de los contratos.
  • Llevar en un solo consecutivo numérico la relación de los contratos.
  • Elaborar la base de datos por año fiscal de los contratos celebrados por Aid Territorial, determinando por lo menos los siguientes aspectos: fecha de suscripción; número del contrato, nombre del Contratista, objeto, garantías, plazo, número de registro presupuestal, dependencia solicitante, clase de contrato, estado (vigente, en liquidación, liquidado, proceso administrativo, u otras incidencias del mismo), y observaciones.
  • Organizar, actualizar y custodiar el archivo de los contratos.
  • Verificar los soportes de los contratos que suscriba Aid Territorial y requerirlos a las diferentes áreas, contratistas, interventores, supervisores cuando fuere necesario.
  • Revisar  las actas de liquidación de los contratos elaboradas.
  • Elaborar y presentar los informes que sobre el tema de contratación requieran los organismos de control con la periodicidad por ellos exigidos, así como la información requerida por los diferentes organismos del Estado.
  • Las demás que sean necesarias para el desarrollo de esta actividad.
  1. 2.       SUSCRIPCIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO.

El trámite para la suscripción y legalización del contrato o convenio lo adelantará la dependencia interesada atendiendo las siguientes previsiones:

  • El texto del contrato deberá corresponder a la      minuta o a las condiciones generales que hacen parte de los términos de      referencia.
  • El contratista constituirá la garantía única      de conformidad con lo dispuesto en el contrato y la normativa vigente      sobre la materia.
  • La parte obligada cancelará los derechos de      publicación y de impuesto de timbre, en los términos y condiciones      previstos en las reglamentaciones correspondientes.
  • El expediente original de cada contrato      reposará en la dependencia interesada.
  1. 3.       CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.

Aid Territorial  controlará la ejecución de contratos mediante la interventoría y supervisión que, para cada caso particular, designe y establezca el ordenador del gasto.

3.1.            LA INTERVENTORÍA.

3.1.1.      Definición. Se entiende por interventoría el conjunto de funciones desempeñadas por una persona natural o jurídica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos tendientes a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes, en lo estipulado en el respectivo contrato y lo dispuesto en el presente Decreto.

3.1.2.      Alcance de la Interventoría. La función de interventoría implica acciones de carácter administrativo, técnico, financiero y legal, todas ellas con la finalidad de verificar el cumplimiento del compromiso y la satisfacción de los intereses del contratista, premisa fundamental de para la contratación con recursos públicos y privados.

3.1.3.      Principios que rigen la Interventoría. La interventoría desarrollará su función en especial con arreglo a los principios de eficiencia, economía, eficacia e imparcialidad. En ese sentido:

  • Cooperará con Aid Territorial y con el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados.
  • Velará por la debida ejecución contractual, cumpliendo con los cronogramas establecidos, manteniéndolos debidamente actualizados.
  • Velará por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada.
  • Responderá por los resultados de su gestión.
  • Verificará el cumplimiento de las condiciones técnicas, económicas y  financieras del contrato.

3.1.4.      Finalidades de la Interventoría. Son finalidades de la interventoría:

  • Garantizar la eficiente y oportuna inversión de los recursos públicos aplicados a los contratos.
  • Asegurar que el contratista en la ejecución del contrato se ciña a los plazos, términos, condiciones técnicas y demás previsiones pactadas.
    • Mantener permanente comunicación con el contratista y los funcionarios de Aid Territorial.
    • Propender por que no se generen conflictos entre las partes y adoptar medidas tendientes a solucionar eventuales controversias.
    • Velar por que la ejecución del contrato no se interrumpa injustificadamente.

3.1.5.      Facultades de la Interventoría. Compete al interventor:

  • Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato.
  • Impartir instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones.
  • Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime  y contribuya a la mejor ejecución del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por la óptima ejecución del objeto contratado.
  • Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con la ley y lo pactado.
  • Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado.
  • Informar al Director General las circunstancias y hechos que considere afectan la conducta transparente y ética de los funcionarios y contratistas.

3.1.6.      Funciones del Interventor. El interventor ejercerá las siguientes funciones:

3.1.6.1.            Funciones Administrativas:

  • Acopiar la documentación producida en la etapa precontractual que se requiera, a fin de contar con el máximo de información sobre el origen del contrato.
  • Establecer mecanismos ágiles y eficientes para el desarrollo de la interventoría a su cargo.
  • Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista.
  • Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual.
  • Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista durante la ejecución del contrato, de tal forma que Aid Territorial intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas.
  • Organizar la información y documentos que se generen durante la ejecución del contrato, manteniéndola a disposición de los interesados.
  • Coordinar con las áreas que tengan relación con la ejecución del contrato, para que éstas cumplan con sus obligaciones. Dentro de esta función se entiende incorporada la de efectuar seguimiento a las actuaciones contractuales.
  • Definir los cronogramas que se seguirán durante el trámite de las etapas contractual y post-contractual.
  • Integrar los comités a que haya lugar y participar de manera activa y responsable en su funcionamiento, dejando constancia de las diferentes reuniones que se celebren y decisiones que se adopten. 
  • Atender, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, de forma tal que se imprima agilidad al proceso de la solución de los problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual.
  • Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o de personas externas a las áreas de influencia del contrato.
  • Procurar que por causas atribuibles a Aid Territorial no sobrevenga mayor onerosidad, es decir, se rompa el equilibrio financiero del contrato.
  • Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para  analizar el estado de ejecución y avance del contrato.
  • Presentar informes
    sobre el estado de ejecución y avance de los contratos, con la periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza de los mismos y un informe final de su ejecución.
  • Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables. Adelantar cualquier otra actuación administrativa necesaria para la correcta administración del contrato.

3.1.6.2.            Funciones Técnicas:

  • Verificar y aprobar la localización de los trabajos y de sus condiciones técnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar – según el caso – la existencia de planos, diseños, licencias, autorizaciones, estudios, cálculos, especificaciones y demás consideraciones técnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciación y la ejecución del objeto pactado.
  • Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones e idoneidad pactadas inicialmente y exigir su reemplazo cuando fuere necesario.
  • Estudiar y decidir los requerimientos de carácter técnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones Justificar y solicitar los ajustes a los contratos, aportando la documentación requerida para el efecto.
  • Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar.
  • Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos; ordenar y supervisar los ensayos o pruebas necesarias para el control de los mismos.
  • Efectuar las justificaciones técnicas o económicas a que haya lugar y que se requieran durante las etapas contractual y poscontractual o en los requerimientos que para el efecto formule el área jurídica.
  • Velar a fin de que se cumplan las normas, especificaciones técnicas y procedimientos previstos para la ejecución de las actividades contractuales y post-contractuales.
  • Verificar las entregas de los bienes o la prestación de los servicios, de conformidad con lo establecido en los contratos correspondientes, dejando la constancia y justificación escrita respectiva.
  • Proyectar las respuestas a los informes presentados o a las preguntas formuladas por los organismos de control del Estado o por cualquier autoridad o particular  facultado para ello, y someterlos a la aprobación del área Jurídica.
  • Verificar, cuando a ello hubiere lugar, el reintegro a Aid Territorial de los equipos, elementos y documentos suministrados por la entidad territorial; y constatar su estado y cantidad.
  • Abrir y llevar el libro o bitácora para registrar en él las novedades, órdenes e instrucciones impartidas durante el plazo del contrato.
  • Llevar a cabo las demás actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos técnicos pertinentes.
  • Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecución.

3.1.6.3.            Funciones Financieras:

  • Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversión. Para este efecto deberá exigir, según corresponda, la presentación del programa de utilización de personal y equipos durante la ejecución del contrato, el programa de flujos de fondos del contrato y el programa de inversión del anticipo.
  • Revisar y tramitar ante el área que corresponda, las solicitudes de pago formuladas por el contratista, y llevar un registro cronológico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados.
  • Verificar que el contrato esté debidamente soportado con los recursos presupuéstales requeridos y en ese sentido, informar o solicitar a quien corresponda, a fin de obtener los certificados de disponibilidad, reserva y registro cuando se requiera.
  • Revisar y visar las facturas o cuentas de cobro presentadas por el contratista.
  • Tramitar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificación del cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello.
  • Velar por la correcta ejecución presupuestal del contrato.
  • Velar por la amortización total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado contractualmente, si aquel fue pactado.
  • Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del valor del contrato cuenten con la debida justificación técnica y el respaldo presupuestal y jurídico correspondiente.
  • Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de Seguridad Social Integral a cargo del contratista.
  • Verificar el adecuado pago de los tributos a que hubiere lugar y que resulten de la actividad contractual y poscontractual.

3.1.6.4.            Funciones de Carácter Legal:

  • Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantías exigidas y velar por que estas permanezcan vigentes hasta su liquidación.
  • Promover el oportuno ejercicio de las facultades de dirección y reorientación de la acción contractual que competen a Aid Territorial en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstas en la ley.
  • Según el caso, verificar que los subcontratos estén debidamente aprobados.
  • Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones o modificaciones a los contratos.
  • Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relación al contrato suscrito.
  • Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar.
  • Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasión de la ejecución del contrato.
  • Preparar en conjunto con el contratista el acta de liquidación del contrato o proyectar dicha liquidación unilateral cuando las condiciones así lo ameriten.
  • Velar por el oportuno trámite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relación con el desarrollo del contrato.
  • Verificar que la ejecución contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato, y de acuerdo con los valores establecidos.
  • Informar oportunamente los atrasos o situaciones o, en general, cualquier hecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicación de sanciones y, en general, al inicio y desarrollo de las actividades judiciales o extrajudiciales respectivas.
  • Verificar que en los contratos llave en mano, de concesión o similares se agote en primera instancia la etapa de preinversión como requisito, para iniciar la de inversión.
  • Informar al Director General las circunstancias y hechos que considere afectan la conducta transparente y ética de los funcionarios y contratistas.
  • Las demás que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la función de interventoría.

3.1.7        Desempeño de la Interventoría. Como regla general, la función de la interventoría deberá ser desempeñada por un solo interventor. No obstante cuando ello no sea posible o recomendable,  se designará varios interventores o supervisores, para lo cual señalará con precisión las obligaciones y responsabilidades de cada uno ellos.

3.1.8.      Calidades del interventor. El Coordinador Financiero y Administrativo y Contable, establecerá para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil profesional o institucional que debe satisfacer la persona natural o jurídica  que desempeñará las funciones de interventoría. En todo caso, la interventoría debe ser atendida a través de personal con formación profesional en el área respectiva, que acredite la experiencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus funciones. Podrá designarse la interventoría en contratistas cuando por necesidad institucional así se requiera (especialidad del proyecto, magnitud del proyecto, etc.), o cuando la ley así lo exija.

3.1.9.      Prohibiciones del Interventor. Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, Aid Territorial se abstendrá de designar interventor a quien se encuentre en situación de conflicto de intereses que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventoría, o esté incurso en alguna conducta contemplada en la Ley 734 de 2002.  A los interventores les está prohibido:

  • Adoptar decisiones que impliquen modificación del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.
  • Solicitar y recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista.
  • Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.
  • Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el contrato.
  • Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.
  • Permitir indebidamente el acceso de terceros a la información del contrato.
  • Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos con el contrato.
  • Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.
  • Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.
  • Celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto establecer obligaciones a cargo de Aid Territorial, salvo aquellas relacionadas directamente con la actividad de interventoría y que no modifiquen, adicionen o prorroguen las obligaciones a cargo del Instituto.

3.1.10.  Oportunidad para designar el Interventor. La interventoría podrá constituirse o designarse desde la fase precontractual, de manera que asegure su participación y conocimiento del proyecto, en la medida en que la complejidad de las labores a realizar en la ejecución del contrato así lo requieran. La participación del interventor en la fase precontractual, cuando a ello hubiere lugar, tendrá carácter eminentemente consultivo. En todo caso la designación o contratación se hará a más tardar, dentro de los tres (3) días siguientes a la firma del contrato, materia de la supervisión o interventoría.

En el estudio previo se dejará constancia de la necesidad de realizar o no la contratación de interventoría externa, que de ser así, requiere el trámite en forma paralela el estudio previo para la contratación del interventor, de conformidad con el procedimiento que le sea exigible.

3.1.11.  Actas. En desarrollo de la interventoría o supervisión de los contratos, el interventor o supervisor deberá suscribir las actas que requiera de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato o convenio.

Para que surtan sus efectos, las siguientes actas requerirán de la suscripción del Director General según el caso:

  • Actas en las cuales se reconozcan créditos y obligaciones patrimoniales que deba asumir Aid Territorial.
  • Actas que reconozcan obligaciones generadoras de pago a favor del contratista.
  • Actas de modificación, adición, ampliación, aclaración de las prestaciones contratadas, suspensión y reiniciación del plazo.
  • Actas de terminación.
  • Actas de liquidación.

3.1.12.       Actividades y procedimientos a cargo del interventor. Sin perjuicio de las actividades a su cargo, según lo dispuesto en los numerales anteriores, los interventores deberán ajustarse a los procedimientos que a continuación se mencionan:

3.1.12.1.     Etapa contractual. Una vez perfeccionado el contrato correspondiente y durante la ejecución contractual, el interventor deberá adelantar las siguientes gestiones específicas:

  • El interventor del contrato no autorizará el inicio de la ejecución contractual antes de que se encuentren satisfechos los requisitos legal o contractualmente previstos para el efecto.
  • En caso  de que el interventor constate el incumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista y no sea posible obtener su cumplimiento a través de las actividades ordinarias de interventoría, deberá dar aviso inmediato al área Jurídica a fin de que se evalúe la situación. En la comunicación respectiva, el interventor describirá con detalle los hechos que han motivado tal aviso, señalando, si es del caso, el tipo de daños sufridos por Aid Territorial, así como su cuantía. En caso de que el tipo de daños y su cuantía no pueda definirse con exactitud al momento de la comunicación, el interventor deberá presentar un estimativo aproximado.
  • Al interventor del contrato le corresponde tramitar y autorizar los pagos a favor del contratista cumpliendo para ello las disposiciones contractuales y las demás condiciones previstas legalmente.
  • El interventor deberá verificar la correcta inversión del anticipo en los casos en los que este se hubiese previsto.

3.12.2. Etapa postcontractual. Una vez terminado el contrato por cualquiera de las causas legal o contractualmente establecidas, el interventor deberá adelantar el siguiente procedimiento:

  • En el momento en que se termine o deba terminarse el contrato, deberá dar aviso de tal circunstancia al área competente para que se proceda a elaborar el acta de terminación. Dicho aviso deberá estar acompañado del informe de interventoría correspondiente.
  • En caso de que el acta de terminación no pueda ser suscrita por la   totalidad de las partes, deberá elaborarse, a solicitud del interventor del contrato, un documento en el que se deje constancia de las causas de la terminación y la fecha de la misma.
  • El interventor del contrato elaborará la liquidación financiera y el balance de la ejecución contractual con fundamento en los informes y certificaciones requeridas para el efecto, incluyendo la constancia de pagos expedida por el área financiera. Tal liquidación, acompañada de los soportes documentales correspondientes, será remitida por el interventor al área correspondiente, según el caso, para su revisión a fin del aprobar el acta de liquidación. Los soportes documentales remitidos por el interventor del contrato deberán dar cuenta del nivel de cumplimiento del objeto y las obligaciones adquiridas por el contratista, incluyendo un informe que indique claramente como fue desarrollado el respectivo contrato.
  • Una vez elaborada el acta de liquidación por el área competente, el interventor procederá a suscribirla. Así mismo, el interventor del contrato deberá adelantar todas las gestiones posibles a fin de que el acta de liquidación sea suscrita por el contratista.
  • El interventor del contrato remitirá al área competente, según el caso, el acta de liquidación debidamente suscrita por él y por el contratista a fin de que el área adelante los tramites siguientes.
  • En el caso de que la liquidación deba llevarse a cabo unilateralmente el interventor deberá seguir el mismo procedimiento previsto en este numeral con excepción del trámite de suscripción por parte del Contratista.
  • Si el contrato no fue ejecutado a satisfacción y de conformidad con lo previsto contractualmente, el interventor deberá solicitar al área jurídica la adopción de las medidas a que haya lugar y la declaratoria de siniestro ante la aseguradora, si fuere del caso.

3.2.            LA SUPERVISIÓN.

Para todos aquellos casos en los que Aid Territorial haya contratado interventoría externa, se designará un Supervisor que verificará el cumplimiento del contrato de interventoría y el desarrollo del proyecto.

3.2.1        Definición. Se entenderá por supervisión el conjunto de funciones desempeñadas por funcionarios de Aid Territorial para efectuar seguimiento del proyecto con la finalidad de mantener permanentemente informado al Coordinador Financiero, Administrativo y Contable de los avances y las dificultades que se puedan presentar. Las funciones del Supervisor se ejercerán exclusivamente sobre la base de la información documental remitida por el interventor.

3.2.2.       Calidades del Supervisor. Coordinador Financiero, Administrativo y Contable establecerá para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil que debe satisfacer el funcionario que desempeñará las funciones de supervisor. En todo caso, debe tener formación en el área respectiva y acreditar experiencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus funciones. Podrán ser supervisores los funcionarios o contratistas  que tengan un nivel de formación profesional cuyas funciones tengan relación directa con la ejecución del objeto del contrato o convenio.

3.2.3.      Funciones: Son funciones del supervisor:

  • Ejercer las funciones de supervisor sobre los contratos de interventoría. En este caso el supervisor ejercerá las funciones previstas para el interventor en ésta Directiva.
  • Efectuar control general sobre la debida ejecución de los contratos. Para este efecto deberá establecer mecanismos de coordinación con la interventoría y el contratista que le permitan mantener perfectamente enterado de la ejecución del proyecto al delegatario. En desarrollo de esta función, el supervisor, impartirá las instrucciones y efectuará las recomendaciones necesarias para el desarrollo exitoso del proyecto.
  • § Comunicar al Director General las circunstancias que pudieren poner en riesgo la ejecución del contrato de interventoría o la ejecución del contrato sometido a ella.

3.3.            Reglas de interpretación. La enunciación de las actividades a cargo de los supervisores señaladas no tiene un carácter taxativo. En consecuencia, también se encontrarán a cargo de los supervisores aquellas actividades (i) que posteriormente se establezcan por el representante legal de la entidad, y (ii) que por su naturaleza sean necesarias para ejecutar adecuadamente la supervisión.

Las funciones del supervisor son básicamente de verificación documental y no de verificación en campo.

PARAGRAFO TRANSITORIO: Mientras se crea y aprueba la estructura administrativa de Aid Territorial, puesto que no cuenta con una planta de personal suficiente, la supervisión se podrá realizar por particulares contratados en para el efecto y por los demás contratistas de Aid Territorial vinculados mediante Contratos de Prestación de Servicios, que realizan funciones relacionados con el objeto de los contratos sobre los cuales va a ejercer la supervisión.

 

3.3.             EL DEBIDO PROCESO EN LA CONTRATACIÓN.

Para efecto de garantizar el debido proceso y en especial el derecho de defensa en la imposición de sanciones y el ejercicio de facultades excepcionales se observarán las siguientes reglas:

3.3.1. Durante la ejecución del contrato Aid Territorial a través del interventor o supervisor, informará mediante escrito dirigido al contratista y al garante las inconformidades frente al cumplimiento de las obligaciones.   

 

3.3.2. La actuación administrativa para la imposición de sanciones o el ejercicio de facultades excepcionales, se iniciará mediante el envío a la dirección registrada de una comunicación escrita al contratista y su garante. Esta comunicación tendrá el siguiente contenido:

  • La indicación de los motivos de incumplimiento.
  • La citación a una audiencia.

No será necesario remitirle copia de las comunicaciones en las que Aid Territorial haya advertido el incumplimiento del contratista y las cuales el mismo contratista y su garante hayan previamente recibido.  

3.3.3. En la fecha y hora determinada por Aid Territorial se realizará una audiencia en la que el contratista y su garante podrán intervenir para ejercer su derecho de defensa. Culminada la intervención será suspendida la audiencia para que Aid Territorial examine los argumentos y pruebas presentados por el contratista y su garante.

3.3.4. En la fecha y hora que determine Aid Territorial con anterioridad a la suspensión a la que se refiere el numeral anterior, se reanudará la audiencia para comunicar al contratista y su garante la decisión correspondiente. En caso de no imposición de sanción o que Aid Territorial tome la decisión de  no ejercer facultades excepcionales, así se le informará al contratista y su garante mediante comunicación escrita. En el evento en que se determine lo contrario, se expedirá el correspondiente acto administrativo que será notificado personalmente en la audiencia o mediante la aplicación de las reglas contenidas en las normas de Código de Comercio.

 

4. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. Para la liquidación el delegatario tendrá en cuenta los siguientes parámetros:

4.1.            Liquidación de mutuo acuerdo. Se realizará la liquidación de mutuo acuerdo dentro del plazo fijado en los pliegos de condiciones, o dentro del que se hubiere convenido con el contratista. En caso que no se haya previsto o acordado término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses, siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación.

4.2.            Liquidación unilateral. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le realice el Interventor, o no se llegue a un acuerdo sobre su contenido, Aid Territorial ordenará la liquidación del contrato mediante acto administrativo motivado dentro de los dos (2) meses siguientes.

4.3.            Alcance. Se efectuará un balance de la ejecución de las prestaciones del contrato o convenio y se suscribirán los acuerdos con el fin de declararse en paz y a salvo. En caso de no lograrse un acuerdo pleno entre las partes, cada una las partes podrá dejar las constancias que considere pertinentes.

4.4.            Soportes. Los interventores o supervisores del contrato o convenio presentarán la totalidad de los soportes que amparen la liquidación del mismo y remitirán los proyectos del acta correspondiente al responsable de la dependencia.

4.5.            Condicionamiento. En todos aquellos contratos que requieran liquidación, el último desembolso o pago a favor del contratista deberá condicionarse a la suscripción del acta de liquidación contractual, acompañada de los soportes pertinentes.

 

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: FASE POSTCONTRACTUAL. La dependencia que dio origen al contrato o convenio, hará un seguimiento al cumplimiento de las obligaciones exigibles con posterioridad a la liquidación del contrato, tales como la garantía de calidad y estabilidad, el suministro de repuestos y el pago de salarios y prestaciones sociales. En caso de presentarse incumplimiento en las referidas obligaciones, coordinará con el área Jurídica las acciones administrativas y judiciales que correspondan.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. VIGENCIA. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, especialmente.

Dada en Bogotá D.C., el 13 de septiembre de 2013

MARIA URSULA SOLA PARRA

Directora General


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